COMO REDATAR UN OFICIO

Capítulo 2:

 Oficio. Estructura

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Estructura. Las partes de que debe constar todo oficio, emanado de un órgano de gobierno, son las siguientes:
a.- Lugar y fecha. Como en toda comunicación, es la indicación del lugar, día, mes y año en que se formula el oficio.
b.- Numeración. En esta parte se escribe, al igual que en el memorándum la palabra OFICIO, con mayúsculas, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas separadas por una línea oblicua y el año en curso.
c.- Nombre y dirección del destinatario. En toda tramitación oficial, interna o externa, es requisito indispensable dar el tratamiento de ciudadano (C), antes del título profesional o nombre de la persona, salvo que el escrito sea dirigido a un funcionario público, en este caso, después de la sigla “C”, y sin colocar el nombre del individuo, se citará su cargo oficial; ejemplo: C. Secretario de Asuntos Públicos, C. Jefa de la Zona Educativa, C. Director del Ayuntamiento Municipal… Cuando el documento es dirigido por un particular a una dependencia oficial, es opcional la sigla de ciudadano.
d.- Asunto. Es el resumen o síntesis de lo que se trata en el cuerpo del oficio, necesaria para que el destinatario se entere rápidamente del contenido. Se escribe con mayúscula seguida de dos puntos (:)
e.- Referencia. Se le conoce también como cita de antecedentes y se usa cuando el oficio se envía como respuesta, ya que se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula, debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, convenios.